Электронный документооборот: для чего он нужен и как его использовать

Электронный документооборот (ЭДО) – это переход на безбумажный обмен документами, их хранение и обработку в цифровом виде. ЭДО становится стандартом для современного бизнеса, упрощая взаимодействие с контрагентами и государственными органами. Внедрение ЭДО позволяет сократить расходы, оптимизировать процессы и повысить эффективность работы.

ФНС России активно поддерживает этот переход, предлагая инструменты и сервисы для упрощения внедрения ЭДО, включая форматы электронных документов.

Для упрощения внедрения ЭДО ФНС России предлагает следующие сервисы, доступные на сайте:

- «Сценарии внедрения электронного документооборота» (https://www.nalog.gov.ru/rn14/edo_scenario/);

- «Калькулятор для расчета эффективности внедрения электронного документооборота в компанию» (https://www.nalog.gov.ru/rn77/service/edo/);

- «Методические рекомендации по внедрению электронного документооборота среди граждан и организаций Российской Федерации» (https://www.nalog.gov.ru/rn14/related_activities/el_doc/knowledge_base/).

Типовые сценарии внедрения электронного документооборота позволяют ознакомиться с основными этапами внедрения ЭДО в компании и определить их последовательность. Указанные сценарии помогут организации комфортно перейти на электронный документооборот с учетом особенностей своих внутренних бизнес-процессов.

Так, в сервисе представлены два сценария внедрения электронного документооборота:

- "Первые шаги и быстрый результат" - сценарий предполагает быстрое подключение к системе оператора ЭДО и оперативную настройку обмена электронными документами с контрагентами;

- "Комплексный подход и дальнейшее развитие" - сценарий предполагает цифровизацию всех бизнес-процессов при переходе на электронный документооборот и полную интеграцию системы оператора ЭДО с текущей ИТ-архитектурой компании.

Каждый сценарий содержит шаблоны документов, необходимые для каждого этапа.

С помощью электронного сервиса "Калькулятор эффективности внедрения электронного документооборота" можно рассчитать ключевые финансово-экономические показатели при переходе на юридически значимый электронный документооборот как с внешними контрагентами, так и внутри компании.

Калькулятор построен на усредненных показателях и позволяет получить ориентировочные сведения о затратах, периоде окупаемости и экономическом эффекте от внедрения электронного документооборота. Пользователю достаточно ввести количество входящих и исходящих документов, количество договоров и среднюю сумму входящего НДС. В режиме расширенного расчета пользователь может скорректировать усредненные показатели на основании конкретных данных его компании, что позволит получить расчетные показатели, максимально отражающие специфику его организации.

Сервис формирует подробный аналитический отчет с возможностью экспорта в файл для дальнейшей работы внутри компании.