Электронный документооборот является эффективным способом ведения бизнеса

Управление ФНС России по Калининградской области обращает внимание налогоплательщиков, что 1 апреля закончился переходный период, в течение которого был выбор в применении форматов для составления электронных счетов-фактур. Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ утверждены два приложения, одно из которых (приложение №2) действовало до конца марта 2025 года.

При этом если контрагенты начали документооборот до 1 апреля, то завершать его следует в том же формате, в котором он был начат, даже если использовался старый формат. Ключевое значение играет дата выставления счёта-фактуры, зафиксированная оператором электронного документооборота в подтверждении даты отправки.

Счета-фактуры, сформированные после 1 апреля по старому формату, будут нарушать требование НК РФ, а значит, у налогоплательщика возникнут сложности при их учёте в рамках налога на добавленную стоимость. Проверить корректность заполнения счетов-фактур можно в сервисе «Проверка корректности заполнения счетов – фактур» на официальном сайте ФНС России.

Представление счетов-фактур в электронной форме способствует снижению трудозатрат, сокращению числа ошибок за счет автоматизированной сверки, исключению дублирования и потерь. Электронный документооборот (ЭДО) повышает оперативность получения информации, прозрачность бизнес-процессов и исполнительской дисциплины. Для перехода на ЭДО необходимо:

• получить сертификат ключа усиленной квалифицированной электронной подписи;
• заключить договор с оператором и получить у него необходимое программное обеспечение для обмена ЭДО. Перечень аккредитованных операторов ЭДО можно найти в разделе «Выбор оператора ЭДО» на сайте ФНС России;
• сообщить контрагентам о переходе на ЭДО и своей готовности использовать электронные счета-фактуры.

Оценить примерный срок окупаемости понесенных затрат, получить предварительную оценку стоимости перехода на электронный документооборот поможет сервис «Калькулятор для расчета эффективности внедрения ЭДО в компании».

Ознакомиться с информацией о типовых пошаговых сценариях проектов по внедрению ЭДО в компании можно в разделе «Сценарии внедрения ЭДО».

Более подробная информация для организации электронного документооборота как с налоговыми органами, так и с другими налогоплательщиками содержится в разделе сайта ФНС России «Электронный документооборот».