Дата публикации: 18.10.2014 12:30 (архив)
Это архивная публикация - она может содержать устаревшую информацию.
В большинстве фирм заграничные командировки если и случаются, то не часто. А это значит, что у бухгалтера нет опыта оформления расходов, связанных с подобными поездками. Тогда как инспекторы при проверках уделяют таким затратам повышенное внимание. Давайте разберемся, на что бухгалтеру стоит обратить внимание при оформлении расходов, связанных с зарубежными командировками.
Вводная информация
Заграничная командировка помимо понятных и достаточно детально регламентированных в Налоговом кодексе расходов по выплате суточных в иностранной валюте, влечет еще и другие затраты. Так, выезжающему сотруднику нужно будет оформить визу. А если у него нет действующего загранпаспорта, то еще и понести расходы на его оформление. А эти затраты часто «обрастают» попутными — курьерская доставка, помощь в оформлении и т п. Давайте посмотрим, как правильно отразить все эти расходы в налоговом учете.
Расходы на загранпаспорт подтверждает сам паспорт
Расходы на обычные, внутри страны, командировки бухгалтеры традиционно подтверждают кадровыми документами и авансовым отчетом. Но в случае с загранкомандировкой этих документов для подтверждения расходов может оказаться недостаточно. Ведь, например, по расходам на оформление виз и паспортов такие документы будут подтверждать лишь обоснованность расходов, то есть их относимость к служебной поездке. Тогда как требование
статьи 252 НК РФ о документальном подтверждении сути расхода останутся невыполненными.
Командировочное удостоверение
Обратите внимание, что при заграничных командировках командировочное удостоверение не оформляется, достаточно распоряжения (приказа) работодателя. Исключение составляет командирование в государства — участники СНГ, при въезде и выезде в которые в загранпаспорте не делаются отметки о пересечении государственной границы (
п. 15 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749).
А какие документы могут подтвердить затраты по оплате консульского сбора и тарифов, в т.ч. и госпошлины, взимаемой при выдаче заграничного паспорта? На этот, казалось бы, трудный вопрос ответ оказывается очень простым: эти расходы подтверждают сам факт наличия загранпаспорта или визы. Так что для документального обоснования расходов организации по получению визы или оформлению загранпаспорта для командируемого бухгалтеру достаточно будет снять копии с полученных документов (скопировать страницу с данными работника и страницу с визой). Данные копии нужно заверить и быть готовым предъявить инспекторам при возникновении вопросов.
Тут нужно обратить внимание еще на один момент. Данные суммы расходуются, как правило, не напрямую с расчетного счета организации, а опосредовано, через самого командируемого работника. Ему либо выдаются деньги под отчет, либо компенсируются уже произведенные расходы. Так вот, ни в том, ни в другом случае НДФЛ с данных выплат удерживать не нужно.
Доставка, организация и прочие сопутствующие услуги
Курьерская доставка готовых виз — услуга, которую сегодня предоставляют, наверное, все визово-консульские центры. Более того, многие компании, стремясь обеспечить скорость и своевременность получения всех документов, необходимых для командировки, обращаются за помощью к специализированным организациям, которые самостоятельно готовят все необходимое для получения визы; отвозят в визово-консульские центры; забирают готовые документы и доставляют их организации-заказчику.
Можно ли учитывать такие «сервисные» расходы? Законодательство не запрещает работодателю возместить сотруднику иные расходы, связанные с командировками. Но для этого случаи и размеры такого возмещения должны быть закреплены в локальном нормативном акте.
Соответственно если все будет оформлено надлежащим образом, организация может учесть данные расходы на основании
подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ наряду с консульскими сборами и оформлением и выдачей визы.
Когда признавать расходы?
Идем далее — в какой момент можно учесть расходы на загранкомандировки? Тут Налоговый кодекс не делает различий между командировками внутри страны и выездом за ее пределы. Это значит, что затраты на заграничные поездки учитываются при налогообложении на дату утверждения соответствующего авансового отчета (
пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Обратите внимание, что эти положения применяются ко всем расходам, связанным с командировкой, а не только к суточным, оплате проезда и проживания. Так что затраты по оформлению и выдаче паспортов, виз, приглашений, ваучеров и прочие подобные затраты, организация сможет включить в расходы при налогообложении прибыли только по завершении командировки и утверждении авансового отчета. Не забудьте проконтролировать, чтобы к авансовому отчету была приложена копия страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы РФ.