Калькулятор представляет собой модель расчета эффективности внедрения электронного документооборота в Компании на основе введенных Пользователем данных.

Описание полей:

Исходящие документы - документы, сформированные Компанией и направляемые клиентам или контрагентам и другим при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, а также при продаже имущественных прав и другое.

Входящие документы - документы, поступающие от контрагентов или поставщиков и другим при приобретении Компанией товаров (работ, услуг) и другое.

Также в модели учитывается экономия на печати документов, на трудозатратах и на ускорение возмещения НДС при переходе на электронный документооборот.

При расчете экономии на печати также осуществляется расчет экономии на расходах, релевантных бумажному документообороту - стоимость доставки документов и стоимость расходов на хранение бумажных экземпляров документов.

Внутренний документы - документы, созданные в Компании, используемые в пределах взаимодействия Компании и ее работников

Перечень внутренних документов, рассматриваемый, как возможный для перевода на юридически значимыми электронный документооборот (далее - ЮЗЭДО) с подписанием простой электронной подписью (далее - ПЭП):

• Авансовые отчеты

• Кадровые документы (например: ознакомление с уведомлением об отпуске)

• Внутризаводские (например: Требование-накладная М-11, Накладная на отпуск материалов на сторону М-15)

Аналогичным образом интерпретируются вводимые показатели по количеству договоров:

• договоры продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг

• договоры приобретения товаров, выполненных работ, оказанных услуг

При вводе данных по комплектам первичных документов можно ориентироваться на текущий объем счетов-фактор в документообороте Компании.

При расчете пользователь может учесть в модели факторы развития бизнеса (ввод показателя "Прогнозируемый годовой рост объема бизнеса,%") и целевой процент перехода на ЮЗЭДО с отражением срока, за который Компания его достигнет.

При необходимости оценки влияния перехода на ЮЗЭДО на ускорение возмещения НДС и высвобождение недополученных денежных средств при получении входящих счетов-фактур позже срока предоставления налоговой декларации рекомендуем ввести дополнительные данные о средней сумме входящего НДС за квартал и средней доле счетов-фактур в квартал, приходящих после предоставления налоговой декларации по НДС за данный налоговый период, или оставить без изменений предзаполненные показатели.

При необходимости после ввода указанных показателей Пользователю предлагается перейти к блоку данных, используемых в расчёте эффективности проекта, которые содержат в себе дополнительные объёмные показатели документооборота Компании, а также стоимостные показатели (нормативы, тарифы). При расчете модели стоимостные показатели индексируются на уровень инфляции.

Данные показатели предварительно заполнены для модели на основании произведённых средний оценок. При необходимости Пользователь может внести свои данные в каждую ячейка данного блока в соответствии с собственными бизнес-показателями.

Вышеуказанные данные позволят рассчитать эффекты от внедрения ЮЗЭДО, а при их корректировке Пользователям более точно оценить планируемый к внедрению проект по ЮЗЭДО.

Для расчета финансово-экономических показателей дисконтированных денежных потоков, показателей NPV (чистая приведенная стоимость денежных потоков) необходимо ввести данные о планируемых к осуществлению инвестиций (капитализируемые и операционные затраты).

Капитализируемые затраты (CAPEX) зависят от интеграции систем ЮЗЭДО провайдеров с учетными (информационными) системами Компании (то есть учитывается количество используемых систем провайдера и количество учетных систем Компании, с которыми будет осуществляться интеграция).

Стоимость интеграции предварительно оценена исходя из объема бизнеса (в зависимости от количества комплектов документов, введенных Пользователем).

В стоимость капитальных затрат также входит средняя оцененная стоимость интеграционного оборудования.

При объеме документов менее 10 тыс. заложено допущение, что интеграция не осуществляется и, следовательно, капитальные затраты равны 0.

В операционные затраты входит стоимость лицензии, электронных ключей и стоимость поддержки программного обеспечения, интегрированного с учетной системой.

Также к операционным затратам (OPEX) можно отнести расходы на специально созданную проектную команду, развивающую систему ЮЗЭДО в Компании.