Письмо от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848

Федеральная налоговая служба, рассмотрев запрос, сообщает.

Из норм пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) следует, что в целях исчисления налога на прибыль в составе расходов учитываются осуществленные налогоплательщиком обоснованные затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, связанные с ведением деятельности, направленной на получение дохода.

Формы первичной документации для учета работы автомобильного транспорта утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Установленные указанным документом формы первичных учетных документов по учету работы транспортных средств (№ЭСМ-2 «Путевой лист строительной машины», №3 «Путевой лист легкового автомобиля», №3 спец. «Путевой лист специального автомобиля», №4-С «Путевой лист грузового автомобиля» и др.) содержат строки для всей информации, необходимой для идентификации перевозки и определения ее параметров, в том числе и показатели спидометра.

Показатели спидометра используются для определения (подтверждения) пробега автомобиля, который по совокупности с данными о потреблении топлива напрямую определяет расчетную величину израсходованного топлива. Стоимость топлива, использованного в отчетном периоде для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 254 Кодекса учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе материальных расходов.

В случаях, если показания спидометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате выходя спидометра из строя), то данное обстоятельство должно быть задокументировано и соответствующим образом отражено в поле «показания спидометра» соответствующей формы путевого листа. При этом фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными документами, в частности, объективно (результаты измерений) отражающими расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Для признания таких документов первичными для принятия их данных в целях налогового учетах, они должны иметь обязательные реквизиты, установленные статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Факты начала использования приборов после их ремонта так же требуют документирования с отражением начального значения показателя спидометра.

Сообщение о неприменении налоговыми органом письма ФНС России, обязательного для применения