С 1 сентября отрасль грузоперевозок переходит на электронный документооборот

С 1 сентября 2026 года все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны оформлять в электронном виде транспортные накладные, заказы или заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожную накладную и грузовую накладную при авиаперевозках. Соответствующие изменения внесены федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ. В отдельных случаях, список которых определит Минтранс России, будет допускаться оформление бумажных документов.

Обязательность внедрения транспортного ЭДО коснется всех участников логистических цепочек, которые задействованы в перевозке грузов наемным транспортом: отправителей и получателей грузов, перевозчиков и экспедиторов.

Налоговая служба рекомендует перейти на использование ЭПД заблаговременно. Это позволит бизнесу протестировать технологию и подготовиться к обязательному новому порядку с 1 сентября.

Если компания только получает грузы, она не инициирует документооборот, но подписывает титул 3 в электронной транспортной накладной, подтверждая приемку груза.

Обмен ЭПД осуществляется через операторов электронного документооборота, которые аккредитованы Минтрансом России. 

Чтобы перейти на ЭПД, необходимо получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя (индивидуального предпринимателя) или сертификат квалифицированной электронной подписи и оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для сотрудников. Затем подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД — организации, которая предоставляет услуги по передаче ЭПД между участниками перевозки и в ГИС ЭПД. Третий шаг – предоставить доступ к сервису для сотрудников компании и назначить администратора, при необходимости подключить водителей.

Использование ЭПД дает ряд преимуществ, которые экономят время и деньги. Сокращаются расходы на обслуживание техники для печати документов, покупку бумаги и оплату курьеров. Электронные документы нельзя потерять - они хранятся в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД. Оплата перевозки приходит в среднем на 20 дней быстрее, поскольку не нужно отправлять бумажный оригинал транспортной накладной грузоотправителю. Все участники перевозки работают с одним и тем же документом - изменения появляются одновременно, а процесс взаиморасчетов ускоряется. Кроме того, упрощается доступ контрольно-надзорных органов к информации о перевозке и грузах, что снижает количество запросов к бизнесу.