Для осуществления электронного документооборота необходимо оформить машиночитаемую доверенность

На сегодняшний день практически не осталось организаций, в которых не применялся бы электронный документооборот. Переход к электронному документообороту требует новых процедур заверения принадлежности электронной подписи.

С 1 сентября 2024 года прекратилось действие квалифицированных сертификатов сотрудников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, полученных в коммерческих удостоверяющих центрах.

Теперь при электронном взаимодействии с использованием квалифицированной электронной подписи представитель юридического лица или индивидуального предпринимателя должен применять квалифицированный сертификат для физического лица, который хранит в себе информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации. Усиленная квалифицированная электронная подпись представителя — физического лица выдается любым аккредитованным удостоверяющим центром, перечень которых размещен на сайте Минцифры России. Однако подписи физлица при обмене документами с контрагентами и государственными органами недостаточно, чтобы вести юридически значимый документооборот. Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании необходима доверенность на передачу части полномочий представителю, выданная руководителем.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог бумажной доверенности в электронной форме, который подтверждает полномочия сотрудника подписывать документы от имени компании и ИП. МЧД формируется в файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе — уполномоченном работнике, и полномочиях, которые он получает. Такая доверенность заполняется по утвержденному формату, что позволяет информационной системе проверять данные из нее автоматически. Доверенность должна быть направлена в налоговый орган и принята налоговым органом до начала сдачи налоговой отчетности.

МЧД для сдачи налоговой отчетности можно оформить на сайте ФНС России.