Как правильно пользоваться своей электронной подписью

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи, с помощью которой можно подписывать электронные документы. Такая подпись гарантирует, что документ исходит от конкретного лица, а для ряда ЭП — также то, что в него не вносились изменения с момента подписания. Выделяют два вида электронных подписей: простую и усиленную. Простая электронная подпись имеет юридическую силу только при оказании страховых и государственных услуг. Её можно использовать в интернет-сервисах для покупки товаров и услуг, работы в онлайн-банке, а также при получении услуг на портале «Госуслуги». Однако простая подпись не подходит для сдачи бухгалтерской и налоговой отчётности.

Усиленные электронные подписи, в свою очередь, подразделяются на неквалифицированные и квалифицированные. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) является полноценным криптографическим инструментом. Она не только подтверждает, что документ подписан владельцем, но и гарантирует, что после подписания в него никто не вносил изменений. Получить НЭП можно самостоятельно в информационных системах или в удостоверяющих центрах. В каких случаях можно использовать НЭП: внутренний документооборот (приказы, служебные записки, отчеты), взаимодействие с налоговыми органами (подача некоторых документов через личный кабинет налогоплательщика), обмен документами с контрагентами, если обе стороны договорились использовать именно такую подпись. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самая защищённая форма подписи. Помимо возможностей НЭП, КЭП создаётся с применением средств шифрования, сертифицированных Федеральной службой безопасности. Получить КЭП можно исключительно в удостоверяющих центрах, аккредитованных Министерством цифрового развития России.

Перечень функций, которые можно выполнять с помощью КЭП:

Чтобы проверить файл документа и файл подписи необходимо воспользоваться специальным надёжным сервисом ФНС России: «Единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей МЧД — распределительный реестр ФНС России», выбрать раздел «Проверить электронную подпись» и загрузить подписанный документ вместе с сертификатом электронной подписи. Сервис автоматически проверит подлинность подписи, срок действия сертификата и наличие изменений документа после подписания.

Также получить всю информацию об электронной подписи можно в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС России, в разделе «Настройки профиля», далее «Электронная подпись». При использовании ЭП важно соблюдать следующие меры предосторожности:

При потере или краже ключевого носителя следует обратиться с заявлением на отзыв сертификата в удостоверяющий центр, который его выдал. Но если действия посторонних лиц при применении вашей электронной подписи причинили ущерб, то необходимо обратиться с заявлением в полицию или органы прокуратуры и зафиксировать факт такого события.