Расчет по форме 6-НДФЛ: как сдавать и корректировать

Не позднее 25 февраля все налоговые агенты Приамурья – организации и предприниматели, выплачивающие доходы своим работникам и другим физическим лицам – обязаны сдать в УФНС России по Амурской области расчет по форме 6-НДФЛ за 2025 год.

Напомним, что расчет заполняется нарастающим итогом и представляется в налоговый орган ежеквартально. При этом нулевой 6-НДФЛ сдавать не следует. Если все показатели равны нулю, значит, ни одно физлицо не получило налогооблагаемый доход и организация не является налоговым агентом. Тем не менее, об этом следует уведомить налоговую службу, чтобы за непредставление отчетности не заблокировали банковский счет налогоплательщика (ст. 76 НК РФ). При желании организация может направить нулевой расчет, и налоговый орган обязан его принять (письмо ФНС России от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@).

6-НДФЛ представляется в налоговый орган по месту учета организации, а за работников обособленных подразделений - по месту учета такого подразделения. Если численность компании более десяти человек, отчитаться следует в электронном виде, при меньшей численности - можно сдать на бумаге. Штраф за нарушение способа представления расчета - 200 рублей.

После смены адреса в новый налоговый орган с квартала переезда и до конца года подают два расчета 6-НДФЛ: первый - с данными до даты переезда и старым ОКТМО, второй - с данными с даты переезда и новым ОКТМО. КПП в обоих расчетах указывают по новому адресу (письмо ФНС России от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@).

Для исправления любых ошибок в 6-НДФЛ требуется сдавать уточненный расчет по той же форме, что и первоначальный, с порядковым номером корректировки. В такой документ включают все показатели - верные значения переносят из первичного расчета, ошибочные исправляют. Если в справках о доходах ошибок не было, уточненный 6-НДФЛ за год передают без них, если они присутствовали - в уточненный расчет включают только исправленные справки, указывая в поле «Номер справки» номер первичной справки (письма ФНС России от 30.11.2021 № БС-4-11/16703@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

Обращаем внимание, в связи с принятием Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ, а также для представления налоговыми агентами расчета по форме 6-НДФЛ, в частности, приложения 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» за 2026 год, письмом ФНС России от 30.12.2025 БС-4-11/11826@ доведены дополнительные рекомендуемые коды, определяющие статус налогоплательщика:

• «0» налогоплательщик, имеющий статус иностранного агента;
• «9» налогоплательщик - налоговый резидент и гражданин государства - члена Евразийского экономического союза, получающий доходы от осуществления трудовой деятельности на территории Российской Федерации, не является налоговым резидентом Российской Федерации.