Управление разъясняет, как перейти на электронные перевозочные документы

В связи со вступлением в силу Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее – Закон № 140-ФЗ), содержащего изменения, призванные устранить пробелы в правовом регулировании сферы грузовых автомобильных, авиационных и железнодорожных перевозок, которые способствуют бесконтрольному перемещению грузов, в том числе ввезенных из недружественных стран, УФНС России по Курской области сообщает следующее.

С 1 сентября 2026 года должны формироваться исключительно в виде электронного документа по форматам, утвержденным ФНС России, и направляться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (далее – ГИС ЭПД) следующие документы:

- экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка);

- грузовая накладная (для воздушных перевозок);

- транспортная железнодорожная накладная;

- транспортная накладная;

- заказ и заявка на перевозку грузов.

Обмен указанными электронными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, а также направление таких документов и сведений, содержащихся в них, в ГИС ЭПД осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (далее – ИС ЭПД). Перечень операторов ИС ЭПД, являющихся также операторами электронного документооборота (далее – ЭДО), опубликован на сайте Минтранса России по адресу https://mintrans.gov.ru/activities/214/376/377/380.

Чтобы перейти на электронные перевозочные документы, необходимо:

- получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя (индивидуального предпринимателя) или сертификат квалифицированной электронной подписи и оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для сотрудников;

- подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД — организации, которая предоставляет услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД;

- предоставить доступ к сервису для сотрудников компании и назначить администратора, при необходимости подключить водителей.

Переход на использование электронных перевозочных документов сейчас позволит бизнесу протестировать технологию и подготовиться к обязательному новому порядку с 1 сентября 2026 года.

Использование электронных перевозочных документов дает ряд преимуществ:

- сокращение расходов на обслуживание техники для печати документов, покупку бумаги и оплату курьеров;

 - электронные документы нельзя потерять - они хранятся в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД;

- оплата за перевозку приходит в среднем на 20 дней быстрее, поскольку не нужно отправлять бумажный оригинал транспортной накладной грузоотправителю;

 -все участники перевозки работают с одним и тем же документом — изменения появляются одновременно, а процесс взаиморасчетов ускоряется;

- упрощается доступ контрольно-надзорных органов к информации о перевозке и грузах, что снижает количество запросов к бизнесу.