В целях исчисления налога на прибыль организаций представительские расходы должны отвечать общим требованиям, которые указаны в п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ. То есть организации необходимо иметь их обоснование и документальное подтверждение. Кроме того, эти затраты могут быть учтены в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, если произведены для ведения деятельности, направленной на получение дохода. Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- переговоров с представителями других компаний и клиентами – физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с организацией контрагенты, так и потенциальные;
- заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) организации.
В частности, к таким расходам относятся затраты:
- на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков (Письмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
- по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
- на буфетное обслуживание во время мероприятия;
- на услуги переводчиков во время мероприятия.
Нельзя учесть для целей налогообложения расходы (Письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796):
- на развлекательные и оздоровительные мероприятия (например, посещение боулинга, бильярда, экскурсий, театров, тренажерного зала, бассейна, сауны и т.п.);
- на оплату проезда и проживания лиц, приглашенных для участия в представительском мероприятии из других населенных пунктов.
В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством
и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием
представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 НК РФ. В целях налогообложения указанные расходы подлежат нормированию (4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие).
Представительские расходы признаются на дату утверждения отчета о проведении представительского мероприятия (пп. 3, 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Что касается документального оформления, то для признания в налоговом учете представительских расходов налогоплательщику необходимы документы, подтверждающие фактически осуществленные затраты (например, договоры на оказание услуг (в том числе транспортных), акты выполненных работ, счета-фактуры, платежные документы, авансовые отчеты).
Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации. Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия (Письма Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288, ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852). В нём должны быть указаны:
- время и место проведения мероприятия;
- программа мероприятия;
- состав участников (приглашенных и принимающей стороны);
- величина расходов на организацию мероприятия.
Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.
Кроме отчета желательно иметь еще два документа (Письма Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26):
- приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
- смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.
Как показывает анализ судебной практики, при рассмотрении споров, связанных с документальным подтверждением представительских расходов, арбитражные суды в первую очередь обращают внимание на наличие у налогоплательщика первичных документов и на их взаимосвязь между собой.
И если обнаруживается, что первичные документы неправильно оформлены, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, то суды занимают сторону налоговых органов (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 № А65-1734/2007-СА2-11).
Первичные учетные документы должны быть составлены по форме, утвержденной руководителем, с учетом положений ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Ранее, до 1 января 2013 года, документы должны были составляться по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. При отсутствии какой-либо формы в этих альбомах первичные учетные документы составлялись организацией самостоятельно с указанием обязательных реквизитов (п. п. 1, 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”).
«Таким образом, помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий, предусмотренных пунктом 2 статьи 264 НК РФ», – пояснила
Надежда Колтакова, начальник отдела налогообложения юридических лиц УФНС России по Алтайскому краю.