Общая информация
Электронный документооборот представляет собой систему процессов по обработке документов в электронном виде, так называемый «безбумажный документооборот». Участниками электронного документооборота являются хозяйствующие субъекты (продавцы, покупатели), а также операторы электронного документа.
Преимущества перехода на электронный документооборот:
снижение трудозатрат работников организаций на работу с документами;
сокращение числа ошибок и, соответственно, трудозатрат на их исправление за счет автоматизированной сверки информации, исключение ее дублирования и потерь;
повышение эффективности за счет интеграции документооборота и систем автоматизации деятельности (исключение ручного ввода данных на всей цепочке добавленной стоимости, автоматическое слияние контроля статусов документов и событий в экономике);
повышение оперативности получения информации, сокращение времени, затрачиваемого на согласование и принятие решений, а также на доведение решения до исполнителей;
повышение общего уровня безопасности за счет обеспечения контроля за доступом к документообороту, разграничения прав на операции за счет реализации различных уровней доступа и шифрования информации;
повышение прозрачности бизнес-процессов и исполнительской дисциплины, появление информации, способствующей оптимизации управленческих процессов в компании;
повышение ИТ-грамотности персонала и общий рост производительности труда;
иные эффекты от внедрения и развития ЭДО, в том числе снижение затрат на хранение архивной документации, затрат на канцелярские расходы, сокращение экологических последствий, возникновение положительных сетевых эффектов, которые в том числе будет приводить к появлению на рынке устойчивой практики использования ЭДО, оказывающей влияние на принятие решений фирм о внедрении ЭДО.
Электронный документооборот может осуществляться посредством операторов электронного документооборота.
Направления развития электронного документооборота
ФНС России разработаны Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (далее - Концепция), а также план мероприятий по её реализации. Концепция предназначена для реализации комплексного подхода к нормативному правовому регулированию в области применения электронной подписи, архивного хранения электронных документов и обеспечения юридической значимости электронного документооборота в целях его развития с учетом соблюдения баланса интересов участников рынка и органов государственной власти. Основной целью является определение путей и способов цифровизации документооборота в Российской Федерации.
Основные пути развития:
Разработка востребованных форматов электронных документов;
Создание условий комфортного использования различных видов электронной подписи;
Создание единых технологических правил обмена документами;
Создание единых правил хранения электронных документов и последующего представления с подтверждением юридической значимости;
Стандартизация электронного документооборота между хозяйствующими субъектами;
Создание условий для взаимодействия с контролирующими органами и органами исполнительной власти;
Организация и развитие международного обмена документами.