Сценарий 1. Первые шаги и быстрый результат

Сценарий позволяет компании быстро перейти на электронный документооборот независимо от отрасли ее деятельности.

Срок перехода при этом составляет не более четырех недель.

Сценарий предназначен в основном для компаний малого и среднего бизнеса с объемом менее 10 тыс. документов в год. Также он может рассматриваться в качестве первого шага при внедрении электронного документооборота для крупного бизнеса.

В рамках этого сценария предполагается внедрение типового решения оператора электронного документооборота без доработок.

Шаг 0. Предварительная подготовка и анализ

Сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме.
Определить круг лиц, уполномоченных подписывать документы.
Проанализировать подключенных к электронному документообороту контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО).

Приложение 1

Скачать документ

Документ содержит перечень факторов, по которым компания может предварительно определить подходящий тип ИТ-решения при внедрении электронного документооборота — внедрение типового коробочного решения, либо комплексного решения, включающего интеграцию решения оператора электронного документооборота с учетными системами компании.

Типовое решение по электронному документообороту — это типовое (коробочное) решение по электронному документообороту от оператора либо модуль к учетной системе компании, предусматривающий обмен электронными документами с контрагентами.

Комплексное решение предполагает комплексную цифровизацию бизнес-процессов при переходе на электронный документооборот и расширенную интеграцию системы оператора электронного документооборота с текущей ИТ-архитектурой компании.

Шаг 1. Подключение к оператору электронного документооборота

Качественные критерии выбора оператора электронного документооборота

Скачать документ

Инструкция

Скачать документ

Документ содержит основные критерии выбора оператора электронного документооборота: требования к базовой функциональности решения, безопасности, а также вопросы по технической поддержке решения.

Инструмент позволит провести оценку предлагаемых решений операторов электронного документооборота по перечню критериев, сгруппированных по направлениям оценки:

Функциональность решения и технологии
Техническая поддержка
Безопасность использования решения
Регламентация деятельности оператора электронного документооборота

Информация может быть получена из открытых источников, а также в результате запроса коммерческого предложения у операторов электронного документооборота.

Выбрать подходящий тариф по обмену документами.
Оформить заявку на подключение к оператору.
Заключить лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.

Шаг 2. Техническая подготовка и внедрение электронного документооборота

Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобрести средство криптографической защиты информации.
Настроить доступ пользователей в систему оператора электронного документооборота (авторизацию и аутентификацию).
Настроить процессы обмена документами в системе электронного документооборота - их типы, маршруты согласования и подписания.

Шаг 3. Тестирование и обучение

Провести тестовый обмен документами с контрагентами.
Обучить сотрудников.

Шаг 4. Старт обмена электронными документами с контрагентами

Образец письма

Скачать документ

Документ предназначен для извещения контрагентов о переходе компании на электронный документооборот и уточнения их готовности взаимодействовать в рамках электронного документооборота.
Письмо оформляется на официальном бланке компании и направляется в адрес контрагентов в индивидуальном порядке либо посредством массовой рассылки.

Соглашение заключается с контрагентами, с которыми предполагается осуществление электронного документооборота.

Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или в виде раздела основного договора, содержащего соответствующие положения.

Документ может быть составлен как в виде бумажного документа, так и в электронной форме.

Соглашение об обмене электронными документами может предусматривать:

перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену
способ направления и получения электронных документов
виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов
порядок проверки электронных подписей, используемых при создании электронных документов
порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа
перечень лиц, ответственных за организацию направления и получения электронных документов
способ подтверждения отправления и получения электронного документа
требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов
факт доставки электронных документов
Направить приглашения контрагентам в системе электронного документооборота для начала обмена документами.
Оформить заявку на настройку роуминга для поддержания документооборота с контрагентами, взаимодействующими с другими операторами ЭДО.

Внесение изменений в учётную политику при переходе на электронный документооборот опциональное.

В учетной политике могут быть указаны следующие положения:

Каким образом составляются первичные учетные документы (например, как на бумажном носителе, так и в электронном виде с подписанием электронной подписью)
Указание типов и видов документов, которые могут быть выставлены в электронном виде, перечень бизнес-процессов, покрываемых электронным документооборотом
Перечень форматов электронных документов, подлежащих электронному обмену
Положения по указанию типа используемой электронной подписи при обмене электронными документами
Условия по началу обмена электронными документами (например, наличие соглашения и др.)

При внесении изменений в учетную политику могут быть также добавлены положения, основанные на сложившейся практике по первичным документам/документообороту в целом.

Начать обмен документами с контрагентами.