Сценарий 2. Комплексный подход и дальнейшее развитие

Комплексный подход по развитию и внедрению электронного документооборота предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых:

большой объем документов для перевода на электронный документооборот (в основном более 10 тыс. документов год),
есть определенный процесс согласования и подписания документов (утвержденные маршруты согласования),
много ответственных исполнителей,
есть необходимость интегрировать систему оператора электронного документооборота с учетными системами компании,
есть необходимость перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.

Фаза 1. Анализ текущей ситуации

Фаза 1 предполагает диагностику текущего состояния документооборота в компании, ее бизнес-процессов и ИТ-ландшафта, а также определение периметра проекта и направления электронного документооборота.

Сформировать проектную команду (определить роли ее членов и их зоны ответственности).
Собрать информацию по текущим бизнес-процессам и ИТ-ландшафту компании.
Определить организационный и процессный периметр проекта.
Оценить текущий уровень автоматизации бизнес-процессов.
Разработать ключевые направления по оптимизации процессов документооборота.
Провести верхнеуровневую оценку бюджета проекта.
Определить перечень форм документов для перевода в электронный вид.
Выбрать ИТ-решения по электронному документообороту.
Сделать технико-экономическое обоснование проекта (бизнес-кейс), включая оценку эффектов и необходимых инвестиций.
Разработать верхнеуровневую целевую ИТ-архитектуру.
Проанализировать налогово-юридические барьеры и риски перехода на электронный документооборот.
Согласовать целевую модель электронного документооборота.
Принять решение о дизайне и внедрении целевого решения.

Фаза 2. Дизайн и внедрение долгосрочных решений

Фаза 2 предполагает реализацию комплексных решений по цифровизации бизнес-процессов и полную интеграцию системы электронного документооборота с текущим ИТ-ландшафтом компании.

В рамках проекта возможна разработка нового ИТ-продукта (например, при переводе на электронный документооборот внутренних документов компании, т. к. требуется разработка нового программного обеспечения либо существенная доработка существующих ИТ-систем).

Разработать функционально-технические требования к ИТ-архитектуре и информационной безопасности.
Создать детальный дизайн целевых бизнес-процессов и ИТ-архитектуры.
Разработать необходимую нормативно-методическую документацию электронного взаимодействия (положения, регламенты, соглашения и др.) и внести изменения в существующие локальные нормативные акты в связи с внедрением электронного документооборота.
Подготовить обучающие материалы, тренинги для пользователей.
Построить целевую модель (в т. ч. внедрить целевые процессы и ИТ-архитектуру).
Интегрировать электронный документооборот с ИТ-системами компании.
Протестировать системы и предоставить доступ пользователям.
Известить контрагентов о переходе на электронный документооборот.
Заключить с контрагентами Соглашение об использовании электронного документооборота.
Перевести документооборот в электронную форму и начать обмен документами.
Сформировать центр компетенций по поддержке процессов электронного документооборота и пользователей его систем.
Построить процесс коммуникации с регуляторами через электронный документооборот.